Служебная записка в связи

Содержание

В связи с производственной необходимостью прошу вас разрешить

Служебная записка в связи

О внутренних документах организации многие сотрудники знают только понаслышке — докладные записки путают со служебными и составляют неверно.

Это нарушает выполнение основной функции таких документов — официальное общение внутри коллектива, что приводит к невозможности слаженной работы.

Вот почему становится актуальным вопрос составления служебной записки, ее отличия и схожесть с остальными бумагами, спецификация написания.

Терминология

Служебная записка — средство общения между должностными лицами, структурными подразделениями. Иногда определяется как документ о выполнении какого-либо задания/работы, хотя она может иметь и другой характер. Образцы, которые будут рассмотрены в этой статье, как раз и отображают возможное содержание служебной записки.

Официально классификатор управленческих документов не содержит информации о такой бумаге, как служебная записка. Пример, как ее писать, не предоставляется, но это не отменяет того, что подобный документ широко распространен в рабоче-трудовой сфере по ряду причин.

Причины необходимости использования

Служебная записка известна как часто используемый вспомогательный документ. На нее ложится ответственность обеспечить связь между элементами рабочей системы, то есть сотрудниками.

Почему же такой документ так популярен? Многие рабочие моменты можно и нужно решить без вмешательства руководящих постов — это доказывает самостоятельность и работоспособность отделов автономно и как системы в целом.

Особенности

Отличие от вышеназванной докладной записки состоит в том, что последняя подразумевает обращение к вышестоящим чинам, а служебная записка, пример которой будет рассмотрен ниже, образует связь на горизонтальном уровне.

Это может быть обращение к администратору другого отдела или руководителю иного подразделения. В любом из случаев, пока упоминаемые лица имеют равнозначные должности, можно говорить о служебной записке. Когда возникает неравенство, должна быть составлена докладная записка.

Некоторые из примеров, представленных здесь, могут носить неоднозначный характер определения, причины этого будут рассмотрены позже.

Тематика служебных записок

Обычно служебные записки пишутся по вопросам обеспечения: информационного, хозяйственного, материально-технического или организационного. Нередко записка может содержать какую-то просьбу или предложение. У каждого из структурных элементов обычно какая-то из тематик приоритетна и соотносится с областью, в которой работает сам элемент.

Оформление

Оформление служебной записки выполняется так же, как и оформление докладной. Следовательно, меняется лишь содержание. Оформление служебных записок регулируется ГОСТом. Это позволяет поддерживать единство оформления всех управленческих документов.

Пример того, как писать служебную записку:

Информационно-технический отдел (вверху страницы, с левой стороны)

Начальнику службы охраны (вверху, с правой стороны) Любченко Р. Л.

В пятницу 17. 09. 2015 будет произведена замена материально-технической базы. В связи с этим прошу предоставить доступ следующих работников организации ЧП “АМИР” для выполнения этих работ:

  1. Андеенко Сергей Геннадиевич.
  2. Мишков Лев Георгиевич.

Начальник отдела (с левой стороны) _роспись_ Антипов Р. Д. (с правой стороны)

Оформление служебной записки предполагает типичный формат листа — А4.

Преимущества

По существу, аналог речевого сообщения, служебная записка имеет ряд преимуществ перед привычным рабочим общением:

  • сохранение в письменном виде;
  • официальное документирование;
  • удобство в случае передачи сложной информации;
  • возможность передачи одного сообщения сразу нескольким лицам.

Логично вытекающие отсюда последствия:

  • возможность подтвердить/опровергнуть какое-то утверждение;
  • четкая постановка задачи и четкое ее выполнение;
  • своевременность выполнения;
  • эффективность работы.

Характер

Написание служебной записки может иметь следующий характер:

  • информационный (сообщение, извещение, инструктаж и т. д.);
  • инициативный (запрос);
  • отчетный.

Служебная записка, пример которой был предоставлен выше, носит информационный характер, так как начальник одного отдела извещает другого о предстоящем выполнении работ, кроме того, дает простой инструктаж о том, что тот обязан сделать.

Последние два пункта нередко соседствуют: отчетная записка является ответом на инициативную (запрос).

Структура

Рассмотрим, как правильно написать служебную записку на основе приведенного примера. Итак, этот документ обязан содержать:

  • реквизит адресата (в данном случае роль этого исполнил начальник охраны);
  • наименование документа (соответствующая надпись была непосредственно перед текстом);
  • дата документа;
  • текст;
  • реквизит и подпись адресанта (начальник информационного отдела).

Текст, в свою очередь, тоже можно распределить по структуре. Правда, гораздо более условно:

  1. Первая часть определяет основание и мотив написания. Служебная записка, образец которой был представлен выше, объясняет просьбу в первом же предложении.
  2. Вторая часть отображает суть: в примере она идет после слов “в связи. ”.
  3. Третья часть — заключительная. Она может содержать констатацию факта, предложение или просьбу.

Служебная записка, пример которой помогает нам разобраться в правилах оформления, соединяет вторую и третью часть в одну. Разделение становится более заметно в сложных служебных записках. Третья часть обязательно появляется и в ответных документах.

Стилизация

Хотя для этой бумаги позволяется вольный формат, равно как и для всех остальных управленческих бумаг, чтобы знать, как правильно написать служебную записку, необходимо свободно излагать свои мысли в деловом стиле, ведь при составлении любого рода документации используется именно он.

Служебные записки не имеют четкой классификации, но в то же время их можно условно поделить на виды.

Например, бывает служебная записка:

Каждый из видов имеет свою спецификацию написания. Для лучшего понимания того, как написать служебную записку, будут приведены также и примеры.

О повышении

Служебная записка об увеличении заработной платы может понадобиться работникам, считающим, что они получают недостаточное денежное вознаграждение за свой труд. Логично, что прежде всего они обратятся к своему начальнику — напишут докладную записку.

Служебную записку такого типа пишет начальник отдела работника на имя главы управления. Иногда этим занимается также и отдел кадров. Тогда изначально идет речь об общении отдела сотрудника, желающего получать больший оклад, и отдела кадров. Причины увеличения заработной платы (изменение объемов труда, квалификации сотрудника и прочее) обязательно должна содержать служебная записка.

Образец представлен ниже.

Отдел учета материальных средств

Генеральному директору ЧП “Агро Дарина” Анинникову Г. Л.

Об увеличении заработной платы Фурманец Г. В.

Фурманец Галина Викторовна работает в ЧП “Агро Дарина” с 4 марта 2011 года в должности ведущего специалиста отдела учета материальных средств.

Она квалифицированный мастер своего дела, показывающий высокую результативность труда, пунктуальна, обязательна и исполнительна. За время работы не получила ни одного дисциплинарного взыскания.

В связи с вышеперечисленным прошу Вас увеличить заработную плату Фурманец Галине Викторовне с 23 000 рублей до 25 000 рублей.

Начальник отдела учета материальных средств_подпись_Галкин С. А.

Повышение не означает только увеличение оплаты труда, также может подразумеваться переход на более высокую должность. Служебная записка о повышении в должности пишется также начальником отдела.

Это важное замечание: такая же служебная записка директору, то есть записка от подчиненного начальнику считается докладной.

Рекомендуем к прочтению: Медаль маршал василий чуйков

Начальник отдела может рекомендовать подчиненного на повышение исходя из:

  • повышения его квалификации;
  • получения высшего образования (первого/второго);
  • стажа и опыта работы;
  • за выдающиеся заслуги.

Причины должны быть указаны непосредственно в служебной записке. Например, следующей.

Отдел материально-технического обеспечения

Генеральному директору ПП “Нетфликс” Ляшенко С. Ю.

О повышении в должности Белоусовой Ю. О.

Белоусова Юлия Олеговна работает в ПП “Нетфликс” с 7 января 1999 года в должности администратора отдела материально-технического обеспечения. Она квалифицированный специалист своего дела.

Сотрудница исполнительна и ответственна, отличается высокой работоспособностью и выдержкой в стрессовых ситуациях. 15 февраля 2001 года получила диплом магистра по специальности “Учет и аудит”.

В связи с указанным рекомендую Белоусову Юлию Олеговну к повышению до должности старшего администратора.

Начальник отдела материально-технического обеспечения_подпись_Ельчанинов П. Л.

На приобретение

Под приобретением подразумевается ремонт или замена какого-либо оборудования. Служебная записка на приобретение пишется отделом, который нуждается в обновлении материально-технической базы.

Служебная записка, образец которой представлен ниже, составлялась для приобретения компьютера.

Начальнику отдела IT ООО “Епам” Пенькову Д. М.

О ремонте (замене) компьютера

Уведомляю, что начиная с 6 ноября 2009 года у сотрудницы отдела кадров Машкиной Татьяны Евгеньевны, старшего администратора, на персональном компьютере происходят регулярные сбои.

В связи с вышеуказанной причиной прошу произвести ремонт или замену данного ПК как можно быстрее.

Начальник отдела кадров _подпись_ Чистенко В.Т.

Отпуск

Служебная записка отпуск здесь подразумевает не в смысле выхода на заслуженный отдых, а вызова сотрудника из отпуска, пишется начальником отдела, в котором соответствующий работник числится. В ней указывается причина отзыва. Документ подается начальнику компании/организации, он, в свою очередь, должен написать ответ — согласие или отказ.

Ниже приводится пример такой служебной записки вместе с ответом.

Отделу кадров подготовить необходимые документы__Сергеев 21.03.2014

Генеральному директору ЧП “Аукро” Сергееву В. П.

Источник: https://sudsistema.ru/category-19/v-svyazi-s-proizvodstvennoy-neobhodimostyu-proshu-vas-razreshit.php

Служебная записка

Служебная записка в связи

Служебная записка – это специальная форма документа, которая используется во внутренней среде предприятия и служит для быстрого решения текущих производственных проблем. Обычно этот документ составляется с целью внесения какого-либо нового предложения и решения возникших трудностей, а также утверждения или согласования определенных действий.

Важно, что в своей служебной записке специалист показывает себя в своем деле. Если работник с помощью документа ответственность за совершаемые действия перекладывает на другого человека или снимает с себя, не предлагая выхода из ситуации, то следует задуматься о профессиональных умениях и навыках данного специалиста.

Назначение и виды данного документа

Скачать образец служебной записки о премировании сотрудника.

Служебные записки подразделяются по назначению и по степени доступности.

По назначению, то есть по виду донесенной информации, выделяют такие записки:

  • Записки, которые способствуют принятию решения – это просьбы или требования рассмотреть какой-либо вопрос или предложение специалиста;
  • Информативные записки – это такой вид документа, в котором содержится информация, которую работник хочет передать руководству;
  • Отчетные записки – такие документы чаще всего готовятся по требованию руководства и содержат подробную информацию о каком-либо прошедшем процессе.

По степени доступности, то есть по открытости для всеобщего обозрения, записки бывают:

  • Открытые – документы, доступные для всех или большинства сотрудников организации;
  • Конфиденциальные – записки, доступные только узкому или ограниченному кругу лиц.

В отдельных случаях служебная записка прилагается вместе с рядом других записок. Например, если нужно на основании записки издать соответствующий приказ, то составляется докладная записка. А если решаются вопросы по поводу расходов средств подотчетными лицами, то обязательно составляется объяснительная записка.

Чтобы оценить по достоинству назначение служебных записок, нужно знать, что в крупных предприятиях оплошности при составлении такого документа могут привести к потере огромного количества времени, а также к несогласованной работе между отделами.

Служебная записка – это своего рода способ общения между отделами, структурами или цехами. Обычно ее составляет работник или руководитель одного отдела на имя начальника другого отдела.

Взаимодействие между отделами является главной необходимостью в работе всей организации. Если она прервалась или остановилась, то организация работает неэффективно, а, значит, существует значительная возможность уменьшить прибыль, а, возможно, и увеличить убытки.

Форма и содержание

Что касается содержания служебных записок, то чаще всего они освещают вопросы производственного типа, материальных или технических проблем, хозяйственные вопросы, а также вопросы, которые касаются информационного обеспечения.

Простым примером использования служебных записок может быть сломанный ксерокс в каком-либо отделе. Работник может обратиться со служебной запиской к начальнику материального отдела с просьбой выделить деньги на новое оборудование, а также служебную записку можно написать в технический отдел с просьбой починить уже существующий ксерокс.

По своей форме служебные записки не имеют определенного общепринятого стандарта. Однако каждая организация и, более того, каждый отдел имеют свой стандарт написания служебных записок, которого следует придерживаться работникам данного отдела.

Пример написания служебной записки представлен ниже.

Главному бухгалтеру ___________________

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
В связи с поломкой принтера в отделе маркетинга, прошу выделить _____ руб. на банковский счет для приобретения нового оборудования.

Директор отдела маркетинга:________________________________.

«   »___________ 2016 года

Эта форма написания служебных записок может отличаться на каждом предприятии, поэтому следовать ей беспрекословно не стоит.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:

  • для регистрации ИП
  • регистрации ООО

Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.

  • Ведение бухгалтерии для ИП
  • Ведение бухгалтерии для ООО

Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН, ЕНВД, ПСН, ТС, ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь, как это стало просто!

Правила грамотного оформления

Начинать служебную записку нужно с разъяснения сложившейся проблемы или ситуации. Нужно подчеркнуть, что именно послужило поводом для написания записки. После этого нужно перечислить, какой ответ ожидается получить от этого обращения, назвать точную просьбу и, если требуется, сумму, которую планируется реализовать.

Подпись на этом документе стоит того, кто составляет записку. Очень часто ее подписывает начальник отдела.

Если предприятие того требует, то под подписью проставляются визы лиц, которые заинтересованы в данной просьбе. Перечисляются инициалы, фамилии, подписи и даты. В некоторых случаях дописываются должности. Виза – это своего рода согласие лица с содержанием служебной записки.

Чтобы при необходимости иметь возможность сослаться на составленную служебную записку, ее необходимо зарегистрировать на предприятии.

Составление служебной записки в электронном виде

Составлять такой документ можно в электронном виде, если на предприятии допустима такая форма, что должно быть указано в учетной политике организации. В таком случае это несомненное достоинство предприятия, так как упрощается отправка записки и значительно сокращается время ее рассмотрения.

Нужно знать, что составление записки в электронном виде мало чем отличается от бумажного шаблона.

Одним нюансом электронной записки можно считать, что в ней отсутствует имя адресата. Оно прописано в строке адреса. Если же записка отправляется определенному человеку, то в строке темы нужно прописать его имя и фамилию.

Подпись отдела при электронной отправке письма чаще всего уже автоматически вставляется, что позволяет значительно сэкономить время написания.

При отправке записки нужно запросить уведомление о прочтении письма. Это нужно как доказательство в разных случаях того, что вы действительно в определенное время отправили служебную записку.

Определенные нюансы составления

Хоть служебная записка и является общепринятым документом, не имеющим определенных стандартов, в ее составлении присутствуют разного рода особенности, возникающие в зависимости от цели написания записки. Эти особенности мы рассмотрим ниже.

На сотрудника

Служебная записка, которая пишется на определенного сотрудника, является докладной запиской.

Оформляется она по всем правилам с единственным отличием: докладная записка пишется от нижестоящего работника к вышестоящему начальнику.

На замену старого инвентаря

Особенностью такого документа является то, что нужно перечислить все причины замены такого инвентаря, чтобы их сочли целесообразными и просьбу о замене осуществили.

На премирование

В записке обязательно нужно перечислить все причины, по которым возможна выплата премии. Это может быть превышение рабочего времени, большой объем выполненной работы или работа при законном отпуске.

О недоплате

В такой записке нужно указать сумму, которая не доплачена по некоторым причинам. Возможные причины также следует обозначить. Возможно, стоит прописать, чья вина стоит за невыплатой средств.

О поломке

При составлении записки о поломке нужно назвать поломанное оборудование и указать, какого рода поломка случилась, и в связи с чем оборудование вышло из строя.

О непредоставлении или передаче документов

В первую очередь здесь нужно указать наименование документа, а также сроки, в которые должен быть передан документ.

Таким образом, соблюдая все эти нюансы, можно грамотно составить служебную записку, которая поможет в решении какого-либо важного вопроса.

Важность документа

Чтобы оценить важность служебных записок, стоит понять, что этот вид документа поможет избежать многих крупных недоразумений между отделами, простоев в работе.

В целях бухгалтерского учета, а также налогообложения служебная записка играет важную роль, поскольку это финансовые вопросы, которые требуют особого внимания и соблюдения малейших нюансов.

Служебные записки также являются эффективной формой отказа в чем-либо. Этот документ подразумевает полное отсутствие отрицательного тона. Критика возможна, но она не должна быть направлена на одного человека или отдел.

Таким образом, служебная записка является универсальным средством решения многих проблем. Правильно составленный документ обеспечит эффективную и плодотворную работу организации.

Пример работы со служебными записками в электронной системе документооборота представлен в следующем видеосюжете:

Источник: http://www.DelaSuper.ru/view_post.php?id=9221

Как написать служебную записку образец

Служебная записка в связи

Служебная записка на выдачу денежных средств может потребоваться в самых разных случаях. Средства, получаемые на основании записки, могут потребоваться на оплату представительных услуг, нужд работника в рамках командировки, оказания материальной помощи, повышение оклада, выплату аванса, увеличение объема работ, приобретение инвентаря.

Генеральному директору ООО «Продвижение Иванову И. И. От главного бухгалтера

Петрова П. П.

Служебная записка

На основании пункта 21 внутреннего документа компании, прошу предоставить средства на выплату единовременной материальной помощи программисту Семеновой О. И. в размере 30 000 рублей на основании того, что 07. 02. 2016 года женщина родила ребенка. Материальная помощь выплачивается на основании следующих документов, предоставленных Семеновой О. И:

  • Заявление от сотрудницы.
  • Свидетельство о рождении ребенка.

Образец служебной записки: «Довожу до вашего сведения….»

Мне по должности приходится ежедневно составлять различные документы. Важно свободно ориентироваться в существующих разновидностях строгих и произвольных форм, а также, иметь представление о том, как написать тот или иной документ, какие данные указать и какие сведения в нем изложить.

Образец служебной записки можно легко найти в интернете и при составлении воспользоваться таким примером.

Поскольку причин для написания документу может быть немало, важно правильно написать документ и изложить суть вопроса в простой, лаконичной и понятной форме.

О некоторых особенностях составления формы служебной записки «Довожу до вашего сведения…» сегодня будет рассказано в моей заметке.

Нюансы и особенности оформления деловой корреспонденции

Пример написания любого документа сегодня можно найти в Сети, при составлении официального обращения, необходимо основываться на главных правилах и рекомендациях по составлению деловой корреспонденции.

Основным требованием является то, что в документе недолжно быть личного мнения гражданина, а также, различных приукрашиваний, текста с эмоциональной окрашенностью, угроз.

Крайне важна грамотность составления обращения, не допускается использование просторечий и разговорных выражений. Рапорты и служебные записки составляются по специальным шаблонам и имеют, обычно, следующую структуру:

  • данные о составителе и получателе документа;
  • краткое изложение сути вопроса;
  • подпись исполнителя и дата обращения.

С учетом того, при каких обстоятельствах будет подан документ, в форму добавляются некоторые дополнительные элементы. О том, как пишется служебная записка, подробнее будет рассказано дальше.

В каких ситуациях составляется служебная записка

Адресуется данный документ руководителю предприятия или конкретного отдела. Обычно, документ используется для улучшения производственного процесса или при необходимости урегулировать сложную ситуацию в коллективе.

Иными словами, обращаясь к служебной записке, работник пользуется своего способом вертикальной коммуникации, когда нужная информация от работника поступают напрямую руководителю.

Основная цель написания такого документа заключается в том, чтобы привлечь внимание начальства к проблеме и побудить его предпринять необходимые действия для ее разрешения. При определенных обстоятельствах, записка составляется и подается по инстанции, исключительно в информативных целях.

Документ является строго внутренним и за пределы компании не выходит. Несколько слов стоит сказать о цели написания документа. На самом деле, основания для составления «служебки» могут быть различными:

  1. Чтобы снять с себя ответственность о совершенном нарушении со стороны подчиненных. При поступлении такого документа, начальник не сможет предъявить претензии к гражданину в будущем.
  2. Для получения защиты. Если работник испытывает на себе несправедливость и придирчивое отношение со стороны вышестоящего персонала, то можно использовать данную форму обращения для урегулирования вопроса мирным путем. Если этого сделать не удастся, то следующая инстанция – это суд, где служебная записка может стать дополнительным доказательством.
  3. С целью исправления ситуация, связанных с нарушением производственного процесса и подлежащих урегулированию.
  4. Для повышения эффективности труда.

С учетом оснований и целей составления такой документации, различаются и виды служебных записок.

Какие виды служебных записок бывают

Несмотря на то, что классификация таких форм весьма проста, иногда возникает недопонимание, какой вид документа использовать для конкретной ситуации. В частности, выделим наиболее известные разновидности записок:

  1. По содержанию документы бывают: информативные, отчетные и инициативные.
  2. С учетом адресата: внутренние и внешние.
  3. Различаются документы исходя из изложенных в них фактах.

Учитывают приведенную классификацию, стоит выбирать подходящий формат документа и составлять записку по имеющемуся примеру.

Кто может стать автором «служебки»

Формально, составить такой документ может любой сотрудник, однако здесь требуется четко соблюдать субординацию. Иными словами, перешагивать через голову непосредственного начальника не стоит, а нужно подавать записку именно ему.

В свою очередь, руководитель отдела или подразделения должен направить документ уже гендиректору, если решить вопросы по обращению он самостоятельно не может. Исключением в этом случае является начальник подразделения, который вправе сразу обратиться к вышестоящему руководству.

Подав обращение, гражданину не следует ждать письменного ответа, поскольку главной реакций не поступивший документ является наложение резолюции от начальника.

Заключение

Написание служебной записки встречается на крупных предприятиях, где работает немало людей и сложно уследить за ситуацией на местах. Такой подход позволяет руководству предприятия быть в курсе событий и своевременно предпринять необходимые меры по разрешению сложных, а порой и конфликтных ситуаций.

[1]

При составлении обращения важно учитывать различные нюансы и требования, которые предъявляют действующие стандарты. Лишь в этом случае документ будет иметь значимость.

Зачем списывать ТМЦ?

Это необходимо для того, чтобы реальное количество ТМЦ соответствовало данным бух. учета. Причины могут быть разные — истечение срока годности, поломка, порча имущества и т.д.

Читайте так же:  Корпоративная культура организации

Списываются ТМЦ согласно инструкции, разработанной предприятием. Все материально ответственные лица, работающие с ТМЦ, должны письменно подтвердить то, что они ознакомлены с ней.

Обычно заполнением первичной документации по списанию занимаются работники, ответственные за проверку содержащихся в отчетах сведений. Например, сотрудники бухгалтерии.

Как правильно оформить СЗ?

Служебная записка как самостоятельный вид документа отсутствует в общероссийском классификаторе управленческих документов (ОКУД). Но она часто используется в деловой практике.

Оформлять ее желательно в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов» .

Документ, о котором мы ведем речь в этой статье, составляется работником, ответственным за ТМЦ, на имя начальника подразделения.

В нем должна содержаться просьба о списании.Также указывается основание для этого и прилагается полный перечень материальных ценностей. СЗ состоит из следующих граф:

  • наименование ТМЦ,
  • количество,
  • балансовая стоимость,
  • инвентарный номер.

После составления документ подается на подпись руководителю. После его рассмотрения, в случае принятия решения о необходимости проверки, директор издает и подписывает приказ о проведении инвентаризации по форме ИНВ-22.

В нем утверждается состав комиссии, сроки проведения инвентаризации и указывается имущество, которое подлежит следует проверить. На основании приказа начинается процедура инвентаризации.

После ее проведения составляется акт, на основании которого испорченное имущество списывается.

Образцы служебной записки

Рассмотрим на нескольких примерах оформление СЗ. Благодаря образцам, вы сможете самостоятельно составить необходимый вам документ.

1. В торговых организациях часто приходится избавляться от испорченного товара. В этом случае работниками магазина составляется служебная записка на списание товара, которая подается на подпись директору магазина.

2. На производстве может возникнуть необходимость в списании материалов, непригодных для изготовления продукции. Если по каким-либо причинам материал невозможно использовать, оформляется служебная записка на списание материалов, образец:

3. Каждый работодатель обязан обеспечивать своих сотрудников спецодеждой, согласно разработанным нормам выдачи. При износе рабочая одежда списывается, взамен работнику выдается новая. С этой целью заполняется служебная записка на списание спецодежды:

4. При выполнении работ сотрудники используют основные средства компании, которые тоже могут устаревать и нуждаться в замене. Вследствие этого такое имущество следует списывать, а работников обеспечивать современным оборудованием. Ниже вы можете ознакомиться с тем, как выглядит служебная записка на списание основных средств, образец:

Служебная записка образец

Служебная записка — это информационно-справочный документ, инструмент деловой переписки внутри организации.

Составляется служебная записка с целью освещения каких-либо деловых вопросов, касающихся работы отдела или конкретного работника, решение которых зависит от другого структурного подразделения организации либо сотрудника.

Написание служебных записок, в отличие от докладных записок, осуществляется между структурными подразделениями либо сотрудниками равнозначного должностного статуса, которые не находятся в прямом подчинении.

На премирование сотрудника

Служебная записка о премировании является основанием для издания приказа о поощрении работника, ее составляет руководитель отдела на имя вышестоящего руководства, в ней излагаются причины и основания для премирования, данные работника и составителя. Для того, чтобы руководитель ее рассмотрел, обязательно нужно зарегистрировать записку. После принятия решения о премировании издается приказ.

Приказ на печать для документов образец по ссылке.

О повышении заработной платы

ПРИКАЗ № 2510982 от 25.11.2010 г.

о повышении оклада Иванова В.А.

В связи с хорошими показателями продаж менеджера Иванова В.А. по итогам первого-третьего квартала 2010 года

1. Установить менеджеру отдела продаж Иванову Виктору Александровичу должностной оклад в размере 25 000 (двадцать пять тысяч) рублей с 01 декабря 2010 года.

2. Главному бухгалтеру Васильевой А.В. Обеспечить своевременную выплату указанного в пункте 1 настоящего приказа оклада и других сумм, рассчитываемых исходя из него.

3. Начальнику кадровой службы Федорову Г.И.:

3.1. В штатное расписание внести изменения, установив оклад по должности менеджер отдела продаж 25 000 (двадцать пять тысяч) рублей.

3.2. Заключить с Ивановым В.А. дополнительное соглашение к трудовому договору от [дата трудового договора] [ №трудового договора] об установлении оклада в размере 25 000 (двадцать пять тысяч) рублей с 01 декабря 2010 года.

2.4. Ознакомить с настоящим приказом Иванова В.А. под роспись.

Генеральный директор ООО «Компания»

С приказом ознакомлен ____________________ Васильева А.В.

С приказом ознакомлен ____________________ Федоров Г.И

С приказом ознакомлен ____________________ Иванов В.А.

Основание для повышения оклада может также служить:

— служебная записка руководителя отдела, к которому относится сотрудник

— повышение цены в стране и, как следствие, необходимость переиндексировать оклады по фирме — увеличить оклады сотрудников

— поручение новых должностных обязанностей сотруднику.

О невыполнении обязанностей

Транспортный отделГенеральному директору ООО «Свердловск» С. С. Морозову

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
04.10.2013 № 6

О невыполнении должностных обязанностей

Источник: https://xn--d1agd3b.xn--p1ai/kak-napisat-sluzhebnuyu-zapisku-obrazets/

Служебная записка: как правильно оформить, образец текста 2020 года

Служебная записка в связи

В любой организации возникает ситуация, когда сотрудники оповещают руководство о возникших проблемах, просят пояснить возникшие обстоятельства или предлагают пути решения рабочих вопросов. Для этого и используют образец, как правильно написать служебную записку. Они бывают:

  1. Докладные. Пишется, если работник вносит какое-либо предложение или обращается за помощью для устранения нарушений или разногласий с другим сотрудником.
  2. Объяснительные. Чаще всего вследствие происшествия, имеющего негативные последствия, пишется объяснительный текст, в котором указываются причины нарушения.
  3. Аналитические или информационные. В них содержится анализ рабочей проблемы или концепции, выводы и предложения, основанные на основе полученной информации.

Причиной создания является инициатива сотрудников или устное или письменное указание руководителя.

Требования к документу

В перечне первичных учетных документов, применяемых государственными учреждениями, определяемых Приложением № 1 Приказа Минфина России от 30.03.2015 № 52н, нет унифицированной формы, чтобы составлять эту бумагу. Она пишется в произвольной форме на чистом листе бумаги формата А4.

При необходимости в организации с разветвленной структурой возможна разработка этого бланка.

Образец формы служебной записки содержит реквизиты, позволяющие быстро сориентировать пользователей в сути документа, его источнике, актуальности даты и порядковом номере. Этот документ не подлежит обязательной регистрации. Но организация может решить их регистрировать, например, для контроля.

Важные особенности и формулировки

В деловом поведении, особенно у госслужащих, должна соблюдаться этика. Служебная записка «Довожу до вашего сведения» не отвечает требуемым высоким этическим нормам.

Написать о нарушении трудового распорядка можно проще, пропустить в докладной фразу «довожу до вашего сведения» и сразу начать излагать факты и суть происшествия. Например: «Вчера, 13.09.2019, было сорвано занятие в учебном классе из-за…».

Если в учреждении принят электронный документооборот, образец, как писать служебную записку в электронном виде не имеет существенных отличий. При отправке по электронной почте запросите уведомление о том, что письмо прочитано адресатом.

Пошаговое составление

Правило работы со служебной запиской состоит из нескольких шагов:

  1. Сотрудник создает служебку.
  2. Согласовывает ее с непосредственным руководителем и заинтересованными лицами — со специалистами, которые будут участвовать в исполнении работ.
  3. Затем передается на рассмотрение адресату в указанное подразделение или отдел.
  4. Адресат знакомится с содержанием и выносит резолюцию, отдает поручения, если они необходимы.
  5. Документ отправляется на исполнение, а автор уведомляется о результате.

Если директор не написал отказ, только его положительная резолюция является основанием для принятия каких-либо мер или выполнения работ.

Рассмотрим ситуацию, когда заместитель директора сост авляет служебку на имя руководителя учреждения. Допустим, ему необходимо получить разрешение для доступа сотрудников сторонних фирм на территорию школы до заключения договора на поставку оборудования.

При прочтении директор поставит резолюцию о том, что надо составить список лиц для доступа, или отдаст распоряжение подготовить временные пропуска. Вот пример, как пишется служебная записка: «Прошу разрешить ООО «Спортивный инвентарь» доступ на территорию школы 2 сентября 2020 года в 14-00.

Это необходимо для подписания договора поставки спортивного инвентаря, который необходим для подготовки к соревнованиям».

Пример написания служебной записки для бюджетной организации

Государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва «Аллюр»

Директору ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»

«02» сентября 2020 г.

В связи с подготовкой к городским соревнованиям по конкуру прошу предоставить доступ в тренировочные секции школьной команде по конкуру в составе:

  1. Аллюрова А.А., 10-А класс.
  2. Галопов Г.Г., 9-Б класс.
  3. Рысьев Р.Р., 10-Б класс.

Преподаватель верховой езды

Образец служебной записки «Довожу до вашего сведения»

Довожу до Вашего сведения, что сегодня, 2 сентября, была сорвана лекция о вреде табака лошадям. Сидоров С.С., отвечающий за техническое оснащение, не настроил вовремя проектор, из-за чего оказалось невозможным продемонстрировать презентацию и слайды, наглядно показывающие губительное воздействие капли никотина на среднестатистическую лошадь.

При попытке выяснить причины случившегося оказалось, что Сидоров С.С. находился в курительной комнате, где смотрел видеоролики про лошадей, а про важную лекцию он забыл.

Прошу применить к Сидорову С.С. взыскание в виде выговора.

Как и сколько хранить

Источник: https://fsb9.ru/drugoe/sluzhebnaya-zapiska-kak-pravilno-oformit-obrazecz-teksta-2020-goda.html

Образец служебной записки:

Служебная записка в связи

Служебная записка — одна из форм корпоративной коммуникации на предприятии.

КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО

Получить доступ

Этот инструмент деловой переписки особенно популярен в компаниях, где много подразделений разного уровня и контролировать все достаточно сложно.

Но и на небольших предприятиях часто интересуются, как правильно написать служебную записку; образец такой докладной может быть разным, в зависимости от того, с какой целью ее составляют. Необходимость в написании записки возникает, если нужно получить реакцию на какие-либо экстраординарные события.

Кроме того, в записке могут указываться рациональные предложения по совершенствованию работы предприятия. При оформлении записки нужно следовать определенным правилам, о которых речь пойдет далее.

Основания для составления и цели записок

Написать служебку может любой сотрудник. Как правило, в ней всегда две части. В первой начальство уведомляют о каком-либо факте или происшествии, а во второй содержатся просьбы, предложения, любые иные обращения работника к вышестоящему коллеге.

Взяться за ручку стоит, если:

  • были допущены нарушения, ставшие причиной каких-либо непредвиденных действий либо которые могли привести к таковым;
  • необходимо вмешательство руководства, например, не хватает материально-технических средств на завершение какого-то проекта;
  • кто-то из сотрудников не явился на работу или явился в состоянии наркотического/токсического/алкогольного состояния;
  • появилось предложение о премировании определенных работников за выдающиеся результаты или иные достижения;
  • необходимо отправить кого-то в командировку;
  • требуется вызвать работника из отпуска или законного выходного;
  • любая иная ситуация, решение по которой принять без руководителя нельзя.

Служебка может стать доказательством того факта, что работник должным образом отреагировал на обнаруженную им проблему в деятельности предприятия.

Таким образом, в некоторых случаях составление докладной является не правом, а обязанностью конкретного специалиста.

Она подтверждает факт того, что сотрудник не бездействовал, а принял необходимые меры: информировал начальство и оперативно принял решения по проблеме.

Виды служебок

Классификация обычно проводится по типу содержащейся в докладной информации:

  • запрос данных, сведений, отсутствующих у работника;
  • сообщение о нарушениях, допущенных работником при исполнении служебных обязанностей;
  • сообщение о направлении в командировку;
  • предложение о дополнительном премировании;
  • информирование о возникших проблемах в рабочем процессе и т.д.

Таким образом, видов докладных очень много, ведь в них может содержаться любая информация, касающаяся рабочих моментов. Форма служебной записки (образец показывает, как оформить шапку в соответствии с требованиями ГОСТа) не является жестко регулируемой и может меняться.

Как написать служебную записку (образец по ГОСТу)

Компании имеют возможность вводить и использовать у себя множество различных форм письменного сообщения о каких-либо происшествиях или вопросах организационно-финансового характера, требующих вмешательства высшего руководства. Но унифицированных форм для служебных записок не установлено.

Что касается служебки, то это разновидность докладной. Как таковой бланк служебной записки тоже не утвержден, но он обязательно должен соответствовать требованиям ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов». То есть в нем обязательно должны присутствовать следующие реквизиты:

  • наименование организации или структурного подразделения, а также указание лица, которому отправляется обращение;
  • название документа;
  • текст — что именно необходимо сообщить руководству;
  • дата, подпись и обязательно должность автора служебной записки.

Обязательные требования определили, теперь рассмотрим пример, как пишется служебная записка.

Пример 1

Такой вид расположения реквизитов в документе называется угловым. Но их можно разместить на листе и иначе.

Пример 2

На картинке — продольное размещение реквизитов в служебной записке. И оба варианта будут правильными.

Но даже если в вашей компании принято оформлять документы совершенно иным способом, не переживайте, это тоже будет правильным, поскольку обязательной формы чиновники не предусмотрели.

Пример написания служебной записки

Написание шапки служебной записки почти ни у кого не вызывает сложностей. Надо уточнить, в чей адрес будет направлен документ, его должность и фамилию, инициалы (можно полностью имя и отчество).

Кроме того, обязательно указываем составителя, а если обращается группа работников, то надо перечислить их должности и Ф.И.О.

Нужно заметить, что письменное обращение не всегда адресуется директору, она может быть направлена также лицу, в чьи должностные обязанности входит рассмотрение конкретного вопроса.

Первая фраза, которой обычно открывается служебная записка — «Довожу до вашего сведения…», — это самый распространенный вариант. Для работника это удобно тем, что он может сразу перейти к предмету своего сообщения, для руководителя — сокращением времени на изучение письма.

Сам текст должен быть кратким, по существу, с обязательным перечислением конкретных дат, времени, обстоятельств, сведений. Так начальству будет проще принять к сведению, проверить и отреагировать на обращение подчиненного.

Обязательно служебную записку нужно подписать, поставить дату составления, если есть приложения, указать их наличие и перечислить.

Как написать служебную записку: образец о подтверждении командировки

Информация в служебной записке может содержаться различная, у работников есть право сообщить руководству как о проблемах, возникающих в процессе деятельности, так и о достижениях конкретных специалистов.

Образец служебной записки о выплате премии

Непосредственный начальник вполне может ходатайствовать перед вышестоящим руководителем об увеличении премиального вознаграждения.

Директору
ООО «Домострой»

Семину И.Г.

от начальника отдела продаж ООО «Домострой»
Настиной И.А.

Служебная записка
05.04.2019 № 4

  • г. Санкт-Петербург
  • Об увеличении премиального вознаграждения

Довожу до Вашего сведения, что продавец Карева Инна Игоревна перевыполнила план продаж в марте 2019 года более, чем в два раза. В связи с чем прошу увеличить ей премиальное вознаграждение.

Начальник отдела продаж Настина И.А.

Образец докладной об отсутствии на рабочем месте

Нередко служебку пишут в связи с нарушениями дисциплины.

О списании ТМЦ

В случае если у товарно-материальных ценностей окончился срок службы, они пришли в негодность, их списывают и утилизируют. Подробнее о том, как происходит списание ТМЦ, можно прочесть в статье «Как составить образец акта списания материальных ценностей». В пакете документов может быть и служебка на списание.

Образец служебки о необходимости ремонта оборудования

С помощью докладной сообщают руководству об имеющихся технических, технологических проблемах, требующих вмешательства лиц, принимающих решение.

Образец: об отзыве из отпуска

Остается добавить, что любой документ должен составляться на стандартном листе формата А4. Если текст докладной большой и не помещается на одном листе, необходимо воспользоваться другим.

Писать на обороте не рекомендуется, хотя допустимо. Если количество листов больше одного, все остальные должны быть пронумерованы.

Кроме того, желательно скрепить все листы, чтобы они составляли общий документ.

Электронные служебные записки. Такое бывает?

Количество компаний, которые переходят на электронный документооборот, постоянно растет. Поэтому обязательно надо сказать пару слов об электронных служебных записках.

Они, конечно, могут быть и уже существуют и правила их оформления практически не отличаются.

Разве что пользователи не прописывают адресата и отправителя служебной записки, поскольку программы отправки сообщений делают это в автоматическом режиме.

Здесь важно помнить, что документы для внутренней деловой переписки в самой компании должны быть каким-то образом отделены от общей кучи писем, чтобы было понятно, где личные, а где служебные материалы.

Уже существуют специальные программы, которые позволяют в автоматическом режиме отправлять, регистрировать в журнале учета, отправлять ответы и резолюции на служебные записки.

В таком случае на все электронные документы проставляется электронная подпись и отправителя, и получателя – после принятия решений.

Если общей системы нет, то обращение, служебную записку можно написать на корпоративную почту, которую обычно проверяет секретарь. Он обязан будет переслать письмо конечному адресату. Чтобы убедиться в доставке служебной записки, необходимо при отправке настроить уведомления о получении.

Срок хранения служебной записки

Служебная записка, как и любая документация, имеющая непосредственное отношение к деятельности предприятия или коммерческой организации, имеет свой срок хранения.

В соответствии с таким ведомственным нормативным документом, как Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и коммерческих организаций, с указанием сроков их хранения (документ утвержден распорядительным актом Минкультуры России — приказом №558 от 25.08.2010) необходимо обеспечить хранение бланков по форме С3 не менее пяти лет в архиве организации или предприятия.

Срок хранения отдельных служебных записок может быть продлен, но только на основании решения и подтверждающего его приказа директора предприятия.

Делается это в том случае, если признается необходимость в хранении конкретных служебных записок в течение более длительного срока (например, при длительном разбирательстве дела в судебных органах). Есть особенность по установлению срока хранения служебных записок, оформленных в электронном виде.

Период их обеспечения их обязательной сохранности может быть установлен отдельным локальным нормативным актом компании: уставом или Положением о номенклатуре дел.

Служебная записка от работника: цели и образец

Служебную записку составляет работник на имя своего непосредственного руководителя или на имя начальника другого подразделения. Она позволяет в короткое время:

  • уведомить руководителя о возникшей на текущий момент проблеме;
  • внести предложения по ее устранению или согласовать план действий с другим сотрудником;
  • побудить руководителя принять решение или издать распоряжение.

Также она является доказательством того, что специалист, обнаруживший проблему в рабочем процессе, не пустил ситуацию на самотек, а оповестил о ней свое руководство, чтобы оно приняло оперативное решение. То есть не бездействовал.

Виды записок

Рассмотрим основные виды служебных писем:

  • о запросе информации;
  • о нарушениях, допущенных сотрудником при исполнении трудовых обязанностей;
  • о направлении в служебную поездку или командировку;
  • о премировании сотрудников.

Кроме того, служебная записка (образец представлен далее) может сопровождать пересылку пакета документов между отделами, подразделениями, департаментами внутри организации (для сторонних организаций необходимо готовить сопроводительные письма).

Также ее можно направлять работникам с требованием объяснить причину отсутствия на рабочем месте.

Источник: https://abmrsk.ru/grazhdanstvo-i-migratsiya/obrazets-sluzhebnoj-zapiski-dovozhu-do-vashego-svedeniya.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.