Акт о проверке наличия конфиденциальных документов

Оформление акта наличия и состояния документов, содержащих конфиденциальную информацию

Практическая № 36. Оформление акта наличия и состояния документов, содержащих конфиденциальную информацию

Годовая проверка наличия конфиденциальных дел, документов выделенного хранения и учетных журналов (картотек)

Годовая проверка наличия дел должна проводиться после подшивки в дела истекшего года всех поступивших и изданных за этот год документов и после закрытия дел (просчета листов, составления заверительной надписи дела, его прошивки и опечатывания).

Если отдельные документы требуют длительного исполнения и поэтому не могут быть подшиты в дела, то их следует перерегистрировать в журнал учета документов следующего года с целью закрытия соответствующего дела за истекший год, однако по документам постоянного срока хранения такая перерегистрация может допускаться как исключение.

Отметки о перерегистрации проставляются в формах учета документов текущего года: в графе журнала учета изданных документов или в

графе журнала учета поступивших с целью закрытия соответствующего дела за истекший год, однако по документам постоянного срока хранения такая перерегистрация может допускаться как исключение.

Отметки о перерегистрации проставляются в формах учета документов текущего года: в графе журнала учета изданных документов или в графе журнала учета поступивших документов и оформляются следующим образом: «Перерегистрирован в журнал за _______, год под № _________» с указанием года журнала и номера документа.*

Для проверки наличия всех дел, зарегистрированных в истекшем и, предыдущих годах, привлекаются дела и номенклатуры дел за соответствующие годы.

На обложке дела и в номенклатуре проверяется соответствие индекса (номера) дела, номера тома дела, количества листов в томе.

Кроме того, в делах, зарегистрированных в истекшем году, проверяется соответствие данных о количестве листов на обложке дела и в заверительной надписи.

Для проверки наличия всех документов выделенного хранения, зарегистрированных в истекшем и предыдущих годах, привлекаются документы и журнал учета документов выделенного хранения.

В документе и журнале проверяется соответствие учетного номера, номеров экземпляров, количества листов в экземпляре (в документе количество листов – по заверительной надписи, если не проставлено на обложке, если проставлено, то по заверительной надписи только в документах, зарегистрированных в истекшем году).

В ходе выверки осуществляется проверка наличия округлений (закрытия) всех регистрационных номеров (снятия носителей и документов с учета по данному регистрационному номеру) и проверка наличия карточек в картотеке отработанных документов.

При этом если отдельные документы и носители перерегистрированы в журналы учета следующего года, то в журналах учета документов (носителей) текущего и следующего годов проверяется соответствие учетных данных, а на документе (носителе) – наличие нового учетного штампа.

Правильность отметок о перерегистрации в журнале текущего года заверяется подписями проверяющих, а в журнале следующего года рядом с номером документа (носителя) проставляется отметка о правильности регистрационных данных.

После последнего регистрационного номера в журнале или на отдельной карточке, помещаемой в конце картотеки, производится запись: «Все учетные номера журнала (картотеки) закрыты и проверены», заверяемая подписями проверявших с проставлением даты. При наличии незакрытых учетных номеров выявляются причины и принимаются меры по закрытию.

Для проверки наличия всех учетных журналов (картотек), заведенных в истекшем и предыдущих годах, привлекаются журналы (картотеки) и номенклатура дел.

В журнале и номенклатуре проверяется соответствие учетного номера, номера тома (при наличии двух и более томов), количества листов (в журнале – по заверительной надписи).

В картотеке и номенклатуре проверяется соответствие учетного номера, количества карточек (в картотеке по последнему номеру карточки).

_____________________________________________

*) Таким же образом перерегистрируются и носители. Отметка о перерегистрации проставляется в графе 9 журнала учета носителей.

отсутствии дел, документов и журналов их поиск осуществляется по технологии, предусмотренной для квартальных проверок.

По результатам годовой проверки составляется акт по следующей форме:

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

руководителя предприятия

___________________________

(подпись, инициалы, фамилия, дата)

АКТ

_________ № __________

о проверке наличия конфиденциальных

документов за _____ год

Составлен: _________________________________________________________________

(инициалы, фамилии лиц, проводивших проверку)

В период с __________ по _____________ 200__ г. проведена проверка:

фактического наличия всех дел и документов выделенного хранения, зарегистрированных в истекшем и предыдущих годах (без просчета листов); фактического наличия учетных журналов (картотек), зарегистрированных в истекшем и предыдущих годах (без просчета листов, карточек); закрытия всех регистрационных номеров в журналах (картотеках) учета изданных, поступивших документов и носителей, зарегистрированных в истекшем году.

В результате проверки установлено:

1. Все подлежавшие проверке дела, документы выделенного хранения и учетные журналы (картотеки) находятся в наличии;* 2. Все регистрационные номера в журналах (картотеках) учета закрыты. 3. __________дел (документов выделенного хранения) не зарегистрированы по

формам учета;**

__________________________

__________________________

(подписи)

При наличии заключения комиссии по фактам утрат или выявления неучтенных дел и документов выделенного хранения оно прилагается к акту проверки с отражением в отметке о наличии приложения.

Источник: https://pandia.ru/text/79/067/33283.php

Проверки наличия конфиденциальных документов

Проверки наличия конфиденциальных документов

Плановые проверки наличия конфиденциальных документов определяют правильность   отметок о их регистрации и места нахождения.

Такие проверки и сроки их проведения дают возможность обеспечения контроля за сохранностью конфиденциальных документов, а также позволяют выявить и устранить ошибки при ведении конфиденциального делопроизводства.

Любой вид проверки может быть закончен лишь после установления фактического наличия всех документов, числящихся по учетным формам.

Чтобы не допустить утраты документов и (или) несвоевременного обнаружения этих утрат необходимо осуществлять:

–   ежедневные проверки, которые позволяют сразу после регистрации определить правильность проставления учетных данных носителей, документов и дел, и проводятся в конце рабочего дня всеми сотрудниками организации, работающими с конфиденциальными материалами;

–   квартальные проверки (по истечении каждого квартала) определяют правильность проставления отметок о движении носителей, документов и дел за прошедший квартал.

В процессе проведения квартальной проверки наличия конфиденциальных материалов контролируется сохранность документов, находящихся на исполнении у сотрудников организации и не подшитых в дела.

Одновременно проверяется соблюдение ими установленного порядка работы с конфиденциальными материалами, их хранения, правильности ведения внутренней описи документов, находящихся у исполнителя, своевременности и полноты ежедневной сдачи всех материалов в службу конфиденциального делопроизводства (далее – КД). Проверка ведется в обязательном присутствии самого сотрудника;

–   годовая проверка (по истечении года) осуществляется проверка фактического наличия всех носителей, подготовленных и поступивших документов, в том числе не подшитых в дела или не переведенных на инвентарный учет, в течение прошедшего года.

В процессе проведения годовой проверки контролируется сохранность всех конфиденциальных материалов, находящихся как на исполнении, так и исполненных, подшитых в дела, независимо от времени их поступления, получения или издания. Дела проверяются полистно.

Внеплановые проверки осуществляются при смене руководителяили увольнения сотрудника подразделения конфиденциального делопроизводства, а также после выявления факта возможной утраты конфиденциальной информации.

Для проведения квартальных и годовых проверок назначается специальная комиссия,                           по результатам которой составляется акт.

О Б Р А З Е Ц

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО «Феникс»

 В.С. Иванов

                                    «___» _______ 20__ г.

АКТ № ___

о проверке наличия конфиденциальных дел, документов и учетных журналов (картотек)   _________________ за 20__ год

«__» __________ 20__ г.                                                                          г. Ростов-на-Дону

Комиссия в составе: председателя _____________________________, членов комиссии – _________________________, ________________________, ____________________________

(инициалы, фамилии лиц, проводивших проверку)

провела годовую полистную и поэкземплярную проверку наличия конфиденциальных документов: инвентарного учета, номенклатурных дел, журналов учета документов и других конфиденциальных материалов, состоящих на учете в делопроизводстве по состоянию на 01.01.20___.

Проверка наличия конфиденциальных документов проводилась путем сверки их наличия с учетными данными журналов учета, реестрами, описями.

В результате проверки установлено:

1. Все подлежавшие проверке дела, документы выделенного хранения и учетные журналы (картотеки) находятся в наличии.

2. Все регистрационные номера в журналах (картотеках) учета закрыты.

3. _____ дел (документов выделенного хранения) не зарегистрированы по формам учета.

4. Работа исполнителей с конфиденциальными документами производится в помещении   № ___ подразделения конфиденциального делопроизводства и их хранение осуществляется в металлическом шкафу № ___ с определением персональной ответственности за их сохранность.

                                                   __________________________ (______________________)

В нашей «Базе Решений» Вы можете найти шаблоны документов с примерами их заполнения для выполнения требований законодательства о персональных данных.

Источник: https://centr.expert/proverki-nalichiya-konfidencialnyh-dokumentov

Тема: «Проверка наличия конфиденциальных документов»

Цель работы: Изучить порядок контроля наличия конфиденциальных документов

Ход работы: составить Акт проверки наличия конфиденциальных документов

Цель проверок состоит в обеспечении контроля за сохранностью документов. Это достигается путем установления соответствия фактического наличия документов учетным данным, выявления отсутствующих документов и принятия мер по их поиску. Однако и в процессе регистрации документов могут быть допущены ошибки, следствием которых становится искажение учетных данных о документах.

Зарегистрированные документы могут быть отправлены, уничтожены, подшиты в дела, возвращены после отправления, переведены на другой вид учета. При проставлении в учетных формах отметок о таком движении документов также могут случаться ошибки, которые при определенных обстоятельствах создают основу для утраты документов и (или) несвоевременного обнаружения утрат.

Поэтому проверка правильности регистрации документов и проставления отметок о их движении должны быть составными частями проверок наличия документов. Проверки направлены и на выявлении неучтенных по каким-либо причинам конфиденциальных документов, установление и устранение причин этого, взятие таких документов на учет.

«Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения» предусматривает проведение проверок наличия документов не реже одного раза в год, не запрещая тем самым более частое (оптимальное для данной организации) их проведение.

Проверками должны быть охвачены не только документы, но и дела, а также носители конфиденциальной информации.

Необходимыми видами проверок являются:

1. проверки правильности проставления регистрационных данных носителей, документов, дел и учетных журналов;

2. проверки правильности проставления отметок о движении носителей, документов и дел;

3. проверки фактического наличия всех носителей и всех не подшитых в дела и не переведенных на учет выделенного хранения изданных и поступивших документов, независимо от времени их регистрации;

4. проверка фактического наличия всех дел, документов выделенного хранения и учетных журналов (картотек) зарегистрированных в истекшем и предыдущих годах.

Проверочные операции целесообразно проводить одновременно двум сотрудникам конфиденциального делопроизводства (или членам назначенной комиссии).

В целях обеспечения контроля за проведением всех необходимых проверочных операций и избежания их дублирования необходимо проставлять соответствующие отметки о проверках условными обозначениями: «V», «+» и др.

При проведении проверок необходимо обеспечить, чтобы проверочными операциями были охвачены все подлежащие проверке документы, дела и носители, все учетные формы, в которых зафиксированы проверяемые реквизиты, и все сопроводительные материалы о движении документов. Результаты проверок должны быть зафиксированы (в актах, в учетных формах).

Вариант акта проверки

Составлен:_______________________________________________________

(инициалы и фамилии лиц, проводивших проверку)

На основании:______________________, с_________по________20 г.

(ссылка на № приказа, распоряжения, инструкции)

проведена проверка:

– правильности произведенных отметок о регистрации учетных журналов (карточек), дел, документов, носителей и их движения за истекший год;

– фактического наличия поступивших и изданных документов за истекший год (подсчетом листов);

– фактического наличия учетных журналов (карточек), дел, доку­ментов выделенного хранения и носителей, зарегистрированных за истекший и предыдущие годы (без подсчета листов)1;

– закрытия всех регистрационных номеров в журналах (карточ­ках) учета изданных и поступивших документов, зарегистриро­ванных за истекший год.

В результате проверки установлено:

1. Все подлежавшие проверке учетные журналы (карточки), дела, до­кументы (поступившие, изданные, переведенные на выделенное хранение) и носители находятся в наличии2.

2. Все отметки о регистрации дел, документов и носителей соответ­ствуют сопроводительным материалам, а отметки о движении со­ответствуют новому местонахождению подшитых и переведенных на учет выделенного хранения документов3.

3. Все регистрационные номера в журналах (карточках) учета издан­ных и поступивших документов, зарегистрированных за истекший год, закрыты4.

4. Имеются следующие нарушения в учете и хранении дел, докумен­тов и носителей (указываются раздельно по делам, видам докумен­тов и носителей, а также меры, принятые по их устранению)5.

Приложения6

Примечания:

1 Если подсчет листов производился, то это указывается.

2 Если не все в наличии, то пишется: «кроме», с указанием учет­ных номеров документов, носителей или индексов (номеров) и года дел (журналов).

3 Если обнаружены факты несоответствия, то пишется: «кро­ме», с указанием по каждому документу (носителю, делу) в чем они проявились.

4 Если не все закрыты, то пишется «кроме», с указанием учет­ных номеров таких документов (дел); при закрытии журналов (карто­чек) учета, ведущихся несколько лет, они также указываются.

5 Пункт включается при выявлении ошибок и нарушений.

6 Приложения включаются в акт при их наличии.

* В акт включаются только те виды проверочных мероприятий, которые фактически проводятся. Если какие-то виды проверок про­водятся поквартально, то в годовую проверку они не включаются (для исключения дублирования проверочных мероприятий), а в наи­меновании акта указываются их название (кратко) и номер квартала, за который осуществляется проверка..

Контрольные вопросы:

1. Цели контроля наличия документов?

2. Как часто следует проводить проверку наличия конфиденциальных документов?

3. Виды проверок.

4. В каком документе фиксируется результат проверок?

.
СПИСОК РЕКОМЕНДУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. ГОСТ Р 6.30 – 97 Унифицированные системы документации.

2. Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: Изд-во стандартов,1997. 19с.

4. Березина Н.М., Лысенко Л.М., Воронцова Е.П. Современное делопроизводство. 3-е изд. – СПб.: Питер, 2007. – 224 с.: ил. – (серия «Современный офис-менеджмент»);

5. Корнеев И.К., Степанов Е.А. Защита информации в офисе: учебник. – М.: ТК Велби, изд-во Проспект, 2008.-336 с.

6. Кузнецов И.Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие. – 4-е изд., перераб. И доп. – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2007. – 520 с.

7. Некраха А.В., Шевцова Г.А. Организация конфиденциального делопроизводства и защита информации: учебное пособие. – М: Академический проект, 2007. – 224 с.

8. Шрамкова И.Г. Защита и обработка конфиденциальных документов: учеб. Пособие – Хабаровск: Изд-во ДВГУПС, 2008. – 140 с.: ил.

Методические указания предназначены для студентов всех форм обучения направлений подготовки 090104.65 «Комплексная защита объектов информатизации», 090900.62 «Информационная безопасность», 210700.62 «Телекоммуникационные технологии и системы связи» и содержат материалы и задания для выполнения лабораторных работ по дисциплине «Защита и обработка конфиденциальных документов».

Составитель: К.О. Бондаренко

____________________________________________________________________

Формат 60 х 84/16. Бумага офсетная.

Печать офсетная. Усл. печ. л. ____ Тираж 10 экз. Заказ №___

Отпечатано в типографии

Пятигорского государственного технологического университета

357500, Ставропольский край, г. Пятигорск, пр.40 лет Октября, 56.

тел. (879-3) 97-39-29, тел/факс (97-39-27)



Источник: https://infopedia.su/18x952b.html